Rekisterin nimi: Vakuutustori Oy asiakas- ja vakuutusrekisteri

Rekisterinpitäjä: Vakuutustori Oy (Y-tunnus 3107843-3)

Rekisterinpitäjän edustaja: Vakuutustori Oy:n tietosuojavastaava osoitteessa dpo@vakuutustori.fi

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen ja muun siihen verrattavan suhteen hoitamiseksi ja asiakaspalvelua, markkinointia sekä mielipide- ja markkinatutkimusta varten sekä liiketoiminnan toteutuksen, ylläpidon ja edelleen kehittämisen mahdollistamiseksi ja lisäarvon luomiseksi Vakuutustori Oy:n liiketoiminnassa.

Vakuutustori Oy voi lisäksi nauhoittaa puhelintallenteita liiketapahtumien todennus- ja varmennustarkoituksiin sekä koulutuskäyttöön parantaakseen asiakaspalvelua, jolloin Vakuutustori Oy pyrkii kaikin kohtuullisin keinoin anonymisoimaan käytetyt henkilötiedot. Henkilötietoja voidaan tarkasti määritellyissä ja rajatuissa tilanteissa käsitellä tietojärjestelmien kehittämistä ja testaamista varten, mikäli tämä on tarpeen järjestelmän toimivuuden varmistamiseksi.

Asiakkaan tuntemistietoja ja rekisteröidyn muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (“rahanpesulaki”) mukaiseen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten. Tietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden tarkoitusten kanssa.

Henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu osapuolten väliseen asialliseen yhteyteen. Tietoja voidaan käyttää myös lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen Vakuutustori Oy voi lainsäädännön mukaisesti siirtää suoramarkkinoinnin toteuttamista varten tarvittavat rekisteröidyn tiedot suoramarkkinointirekisteriinsä ja jatkaa tämän tietosisällön osalta henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsitteleminen suoramarkkinointia varten.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

Henkilöllä on tai on ollut asiakassuhde tai siihen rinnastettava suhde (vakuutettu, edunsaaja tms.) tai asiakassuhteen perustamiseksi on tehty hakemus tai tarjous.

Tietosisältö

Rekisteri sisältää erityisesti seuraavia tietoryhmiä:
Perustiedot (kuten nimi, henkilötunnus ja osoite);
Muut yhteystiedot (kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero);

  • Vakuutusmaksujen perinnän ja palautuksen tiedot (kuten pankkitilinumero ja tieto poikkeavasta vakuutusmaksujen veloitusosoitteesta tai maksajasta);
  • Asiakaspalvelun ohjaustiedot (kuten tiedot rekisteröidyn suoramarkkinointi-, soitto- tai asiakaslehtiestosta);
  • Yhteydenpitoa koskevat tiedot (kuten käyty kirjeenvaihto ja mahdolliset suoramarkkinointikampanjat);
  • Tiedot asiakaskohtaisista etuuksista;
  • Asiakkaan vakuutussopimustiedot (kuten vakuutuslaji, vakuutusnumero, vakuutuksen alkamis- ja lopetuspäivämäärät, vakuutuksen tilatiedot, terveysselvitykset ja riskiin vaikuttavat harrastetiedot);
  • Laskutus-, maksu- ja perintätiedot;
  • Asiakkaan korvauskäsittelyn yksilöintitiedot ja tiedot
    vahingoista;
  • Mahdollisten lainojen, pantin tai takauksen tiedot;
  • Vakuutustori Oy -verkkopalvelun käyttöoikeustiedot ja verkkopalvelun audit trail -tiedot;
  • Puhelintallenteiden tiedot;
  • Rahanpesulain edellyttämät tiedot; sekä
  • Muut asiakkuuden hoitoa kuvaavat tiedot
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan saada myös verkkopalvelun käytön perusteella, erilaisista rekistereistä kuten luottotietorekisteristä ja luovutuksina Vakuutustori Oy-konsernin muilta yhtiöiltä vakuutus- ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tietojen säännönmukaiset vastaanottajat (luovutukset)

Tietoja voidaan luovuttaa vakuutusyhtiölle, joiden kanssa Vakuutustori Oy on tehnyt vakuutusasiamiessopimuksen ja asiakkaalla on vakuutusyhtiön tuote käytössään. Muita tietoja luovutetaan vain rekisteröidyn suostumuksella tai voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Mikäli rekisteröity on antanut suostumuksensa, Vakuutustori Oy voi luovuttaa henkilötietoja huolellisesti valitsemilleen palveluntarjoajille ja yhteistyökumppaneille.

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa muun muassa:

  • rekisteröidyn antamaan suostumukseen perustuen
  • palvelujen tuottamisessa tai tarjoamisessa käytettäville yhteistyökumppaneille. Nämä kumppanit voivat siis toimia sekä henkilötietojen käsittelijöinä rekisterinpitäjän lukuun että itsenäisinä rekisterinpitäjinä.
  • vakuutusyhtiöihin kohdistuvan rikollisuuden torjumiseksi vakuutusalalla käytössä olevaan vahinkorekisteriin ja väärinkäytösrekisteriin.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain niin vaatiessa.

Henkilötietojen siirto Euroopan unionin ja Euroopan talous- alueen rajojen ulkopuolelle

Tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen
ulkopuolelle ainoastaan tietosuojalainsäädännön edellyttämillä perusteilla esimerkiksi palveluntarjoajien
käsitellessä henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet Vakuutustori Oy noudattaa hyvää tiedonhallintatapaa sekä tietosuojalainsäädännön mukaista huolellisuus- ja suojaamisvelvoitetta. Vakuutustori Oy ja henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat mahdolliset palveluntarjoajat toteutettavat tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä. Henkilötietoihin on pääsy vain niillä erikseen oikeutetuilla Vakuutustori Oy:n tai sen yhteistyökumppaneiden työntekijöillä, joiden on työtehtävissään tarpeellista käsitellä henkilötietoja.  Henkilörekisteri ja siihen tallennetut tiedot on suojattu muun muassa rajatuin käyttöoikeuksin ja salasanoin, jotka ovat ainoastaan kyseisen järjestelmän käyttäjiksi valtuutettujen henkilöiden hallussa. Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta. Tietojen poistoajat ja poistamiskäytännöt määritellään ja vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tietojen säilytysaika voi vaihdella tietoryhmittäin ja Vakuutustori Oy:llä voi olla lainsäädännön perusteella velvollisuus säilyttää joitakin tietoja.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötietonsa sekä pyytää virheellisten tietojen oikaisua. Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus poistaa häntä koskevat henkilötiedot rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyllä on oikeus häntä koskevien henkilötietojen oikaisemiseen ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisterinpitäjä oikaisee virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oma-aloitteisesti tai asiakkaan perustellusta vaatimuksesta. Vakuutustori Oy ja sen kulloisetkin yhteistyökumppanit voivat osoittaa rekisteröidylle sähköistä suoramarkkinointia, mikäli rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Henkilötietojen antaminen on vakuutuspalveluiden ja -tuotteiden käyttöönoton tai käyttämisen edellytys. Vakuutustori Oy varaa oikeuden keskeyttää palveluiden ja tuotteiden tarjoamisen tai estää pääsyn palveluihin, mikäli rekisteröity ei anna palvelun kannalta olennaisia tietoja tai vaatii niiden poistamista. Vakuutustori Oy pyrkii aina ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet suoraan rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on kuitenkin oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Rekisterin tietojen suojaamiseen käytetään teknisiä ja organisatorisia suojauskeinoja, joita ovat mm. seuraavat:

  • Tietojenkäsittelyoikeuksien hallinnan avulla valvotaan, että rekisterin tietoja saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt.
  • Rekisterin tietoja käsittelevillä henkilöillä on lakisääteinen vaitiolovelvollisuus ja he ovat allekirjoittaneet vaitiolositoumuksen.
  • Rekisteriä ylläpidetään tietoverkossa, joka on eristetty julkisesta tietoliikenneverkosta palomuuriratkaisujen avulla.
  • Julkisessa tietoliikenneverkossa siirrettävät luottamukselliset tiedot salataan teknisin keinoin.
  • Fyysinen asiakirja-aineisto säilytetään kulunvalvonnan avulla suojatuissa tiloissa.
  • Rekisterin käyttöä valvotaan käyttöoikeuksien hallinnan avulla.
  • Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan Finanssiala ry:n vahvistamia henkilötietojen käsittelyä finanssialalla koskevia käytännesääntöjä.
Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Lakisääteisen liikennevakuutuksen piiriin kuuluvia asioita koskevia henkilötietoja säilytetään enintään sata vuotta (liikennevakuutuslain 85 §), muita vakuutuksia koskevia henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta yhtiön vastuun päättymisestä (vakuutussopimuslain 73 §). Rekisterinpitäjä voi käsitellä sopimussuhteen päätyttyä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.:

logo

Hei!

Oletko varma, että et tarvitse lisäturvaa?